Windykacja faktur dla agencji marketingowych i software house

Klient zaakceptował kreacje albo wersję systemu, a faktura za etap leży miesiącami bez płatności. Zainkasuj pilnuje terminów, wysyła przypomnienia i wezwania, liczy odsetki i trzyma akceptacje, maile oraz protokoły odbioru w jednej teczce, zanim zaczniesz rozmawiać o pozwie.

Policz roszczenie

Dlaczego agencje i software house czekają na pieniądze najdłużej

Rozliczasz się za retainer, kampanię, wdrożenie albo etap projektu. Klient często płaci dopiero po wewnętrznej akceptacji, a ta ciągnie się tygodniami. Każdy miesiąc zwłoki to wypłacone już wynagrodzenia zespołu i freelancerów, które finansujesz z własnej kieszeni.

Do tego dochodzi spór o zakres. Odbiorca twierdzi, że prace nie spełniają briefu, i wstrzymuje całą fakturę. Bez uporządkowanej dokumentacji trudno wtedy odróżnić zwykłe opóźnienie od sporu merytorycznego.

Dowody wykonania prac w jednej teczce sprawy

Przy każdej należności zapisujesz fakturę, umowę lub ofertę oraz materiały, które pokazują, że praca została wykonana i przyjęta. Gdy klient zakwestionuje fakturę, masz komplet w kolejności zdarzeń.

umowa, oferta lub zamówienie z zakresem i terminem płatności
akceptacje kreacji, makiet i wersji systemu wysłane mailem lub w komunikatorze
protokół odbioru etapu albo potwierdzenie wdrożenia
raporty z kampanii, logi wdrożeń i historia zgłoszeń
przypomnienia i wezwania z datami wysyłki

Przypomnienia przy fakturach cyklicznych

Przy abonamentach i retainerach faktur jest dużo, a kwoty bywają niewielkie. Ręczne pilnowanie każdej z nich zjada czas osoby od rozliczeń. W Zainkasuj ustawiasz sekwencję: przypomnienie w dniu terminu, wezwanie do zapłaty, ostateczne wezwanie. Wpłata zatrzymuje kolejne kroki.

Dzięki temu stały klient dostaje uprzejme, regularne ponaglenie, a Ty nie musisz pisać każdej wiadomości od nowa ani odkładać tej rozmowy na później.

Odsetki za opóźnienie liczone na dzień

Wpisujesz kwotę i termin płatności, a platforma wylicza odsetki za opóźnienie na wybrany dzień, także przy wpłatach częściowych. Wezwanie z konkretną kwotą i terminem na zapłatę działa mocniej niż ogólne ponaglenie. Rozliczenie odsetek ustawowych w transakcjach handlowych zależy od spełnienia przesłanek ustawy, więc przy większych kwotach warto je potwierdzić z prawnikiem.

Abonament zamiast kosztu przy każdej sprawie

Plan Start kosztuje 199 PLN netto miesięcznie, Biznes 499 PLN, Zespół 999 PLN. Przy rozliczeniu rocznym cena jest niższa o połowę. Dla agencji z kilkoma fakturami po 60 dniach jedna odzyskana należność zwykle pokrywa abonament na wiele miesięcy. Platforma nie gwarantuje odzyskania należności i nie zastępuje porady prawnej.

Pytania i odpowiedzi

Zbierz akceptacje, protokół odbioru i korespondencję, a potem wyślij wezwanie do zapłaty z wyliczeniem odsetek i terminem. W Zainkasuj całość trafia do teczki sprawy, a kolejne kroki wychodzą w ustalonych dniach, aż do wpłaty albo oceny drogi sądowej.

Może zgłosić zastrzeżenia, ale musi je uzasadnić w odniesieniu do umowy i zakresu. Dlatego kluczowe są akceptacje i protokoły odbioru. Sporną część warto rozdzielić od bezspornej i o tę drugą wezwać do zapłaty.

Tak. Każdą fakturę dodajesz jako osobną należność z własnym terminem, a sekwencja przypomnień ruszy automatycznie po jego upływie. Platforma obsługuje wyłącznie należności między firmami.

Zobacz także

Windykacja niezapłaconych faktur B2B

Niezapłacona faktura wymaga sprawdzenia terminu, salda i podstawy żądania. Zainkasuj.pl pomaga prowadzić spraw...

Windykacja faktur dla firm budowlanych i podwykonawców

Roboty odebrane, protokół podpisany, a generalny wykonawca przesuwa płatność z 30 na 90 dni. Zainkasuj pilnuje...

Monitoring płatności za faktury firmowe

Monitoring płatności pokazuje, które należności wymagają sprawdzenia lub kontaktu z kontrahentem. Zainkasuj.pl...

Niezapłacona faktura nie musi czekać

Załóż konto i ułóż sekwencję przypomnień oraz wezwań dla swoich należności.