Przedsądowe wezwanie do zapłaty za niezapłaconą fakturę

Kiedy wysłać przedsądowe wezwanie do zapłaty

Gdy termin płatności faktury minął, a kontrahent nie uregulował należności, warto sprawdzić umowę, wykonanie świadczenia i historię rozliczeń. Sama faktura nie przesądza o istnieniu długu. Znaczenie mają także zamówienie, potwierdzenie odbioru towaru lub wykonania usługi, korespondencja oraz ewentualne zastrzeżenia drugiej strony. Przed wysyłką uwzględnij wpłaty częściowe, korekty i uzgodnienia dotyczące terminu zapłaty.

Przedsądowe wezwanie do zapłaty służy przedstawieniu konkretnego żądania i umożliwia dobrowolne zakończenie sprawy. Jeżeli termin świadczenia został skutecznie określony, opóźnienie co do zasady nie zależy od wcześniejszego wysłania wezwania. Gdy terminu nie ustalono i nie wynika on z właściwości zobowiązania, znaczenie może mieć wezwanie na zasadach art. 455 Kodeksu cywilnego, z uwzględnieniem przepisów szczególnych dotyczących transakcji handlowych.

Co powinno zawierać pismo

Wskaż wierzyciela i dłużnika w sposób pozwalający ustalić strony konkretnej transakcji. Opisz źródło zobowiązania i przedstaw rozliczenie na określony dzień. Nie łącz kwoty głównej, odsetek i rekompensaty w jedną niewyjaśnioną sumę. Dłużnik powinien móc sprawdzić, skąd wynika każda pozycja.

• Oznaczenie umowy lub zamówienia oraz numer i datę faktury.
• Termin płatności, niezapłaconą kwotę główną i uwzględnione wpłaty.
• Rodzaj odsetek, okres naliczania i kwotę na dzień sporządzenia pisma.
• Podstawę oraz wysokość rekompensaty, jeżeli przysługuje.
• Termin dobrowolnej zapłaty, rachunek do wpłaty i sposób zgłoszenia zastrzeżeń.
• Informację o możliwych dalszych działaniach w razie braku rozliczenia.

Dodatkowy termin wskazany w piśmie nie oznacza automatycznie zmiany pierwotnej daty wymagalności ani rezygnacji z odsetek. Treść wezwania powinna jasno wyrażać zamiar wierzyciela. Pomoc w przygotowaniu żądania znajdziesz na stronie wezwanie do zapłaty.

Odsetki w transakcji handlowej

W odniesieniu do faktur między przedsiębiorcami trzeba zbadać zastosowanie ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, wcześniej funkcjonującej jako ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych. Jeżeli wierzyciel spełnił świadczenie i nie otrzymał zapłaty w terminie, przy spełnieniu przesłanek ustawowych należą mu się odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych. Co do zasady nalicza się je od dnia następującego po terminie płatności do dnia zapłaty.

Art. 481 Kodeksu cywilnego reguluje ogólne odsetki za opóźnienie w spełnieniu świadczenia pieniężnego. Nie należy utożsamiać ich z odsetkami handlowymi ani naliczać obu rodzajów odsetek równolegle od tej samej należności za ten sam okres. Właściwa stawka zależy od podstawy roszczenia i statusu dłużnika. Przy rozliczeniu obejmującym zmianę stawki trzeba podzielić okres na odpowiednie części, a po częściowej spłacie uwzględnić prawidłowe zaliczenie wpłaty.

Rekompensata za koszty odzyskiwania należności

Ustawa przewiduje rekompensatę należną bez wezwania od dnia nabycia uprawnienia do odsetek handlowych. Wynosi ona równowartość 40 EUR, gdy wartość świadczenia pieniężnego nie przekracza 5000 PLN, 70 EUR, gdy jest wyższa niż 5000 PLN, ale niższa niż 50000 PLN, oraz 100 EUR, gdy jest równa lub wyższa niż 50000 PLN. Zatem dla dokładnie 5000 PLN właściwy jest próg 40 EUR, a dla dokładnie 50000 PLN próg 100 EUR.

Przeliczenia dokonuje się według średniego kursu euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie stało się wymagalne. Rekompensaty nie nalicza się za każde przypomnienie. Prawo do niej wiąże się z transakcją handlową, z uwzględnieniem ustawowych zasad dotyczących świadczeń częściowych. Koszty przewyższające rekompensatę wymagają odrębnego uzasadnienia i muszą być poniesione w uzasadnionej wysokości.

Doręczenie i dalsze działania

Zachowaj treść wysłanego pisma i dowody jego przekazania. Skorzystaj z adresu właściwego dla kontrahenta oraz sprawdź uzgodnione zasady korespondencji. Wiadomość elektroniczna może stanowić dowód, ale sama informacja o wysłaniu nie zawsze potwierdza, że adresat mógł zapoznać się z treścią. Dobór sposobu doręczenia powinien uwzględniać okoliczności sprawy i postanowienia umowy.

Brak zapłaty może uzasadniać pozew, w tym elektroniczne postępowanie upominawcze w e sądzie, jeżeli sprawa spełnia jego warunki. W tym postępowaniu wskazuje się dowody, lecz nie dołącza się ich do pozwu. Nakaz zapłaty nie jest gwarantowany, a sprzeciw pozwanego może doprowadzić do utraty jego mocy w zaskarżonym zakresie i umorzenia postępowania w tym zakresie. Samo wezwanie nie przerywa biegu przedawnienia. Platforma pomaga uporządkować przypomnienia, wezwania i rozliczenia oraz przekazać sprawę partnerowi zgodnie z wybraną usługą. Zobacz jak działa platforma i sprawdź warunki abonamentu.