Windykacja faktur koszt i porównanie trzech dróg odzyskania należności

Ile kosztuje windykacja faktury

Nie ma jednej ceny. Firma windykacyjna zwykle rozlicza się prowizją od odzyskanej kwoty, czasem z opłatą wstępną. Własne postępowanie sądowe kosztuje opłatę od pozwu, którą wierzyciel wykłada z góry. Platforma do windykacji polubownej kosztuje stały abonament niezależnie od liczby spraw. Dokładne stawki firm windykacyjnych są negocjowane w umowie, więc porównuj oferty na piśmie, nie z cennika ze strony.

Droga pierwsza, firma windykacyjna za prowizję

Model prowizyjny jest wygodny, bo nie angażujesz własnych ludzi. Przed podpisaniem sprawdź, od jakiej kwoty liczona jest prowizja (od należności głównej czy razem z odsetkami), czy są opłaty wstępne lub za rozpoczęcie sprawy, kto ponosi koszty sądowe i komornicze oraz co dzieje się z wpłatami, które dłużnik zrobi bezpośrednio do Ciebie.

Wiele zleceń dotyczy faktur, które dłużnik zapłaciłby po jednym stanowczym piśmie. Wtedy oddajesz część pieniędzy za czynność, którą mogłeś wykonać sam. Szerzej o wyborze piszemy na stronie firma windykacyjna czy samodzielna windykacja.

Droga druga, własny pozew i opłaty sądowe

Elektroniczne postępowanie upominawcze i zwykły pozew wiążą się z opłatą sądową od wartości przedmiotu sporu, a przy sporze dochodzą koszty zastępstwa. Opłatę wyłożysz z góry, a jej zwrot od dłużnika nie jest gwarantowany, bo zależy od wyniku sprawy i od tego, czy dłużnik ma z czego zapłacić. Aktualne stawki sprawdź w przepisach o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, bo ulegają zmianom.

To droga na sprawy, w których polubowne wezwania zawiodły. Im lepiej zebrane dokumenty i im dokładniejsze wyliczenie odsetek, tym mniej pracy przy pozwie.

Droga trzecia, abonament i windykacja polubowna we własnym zakresie

Platforma taka jak Zainkasuj kosztuje stałą kwotę miesięcznie: 199 PLN netto w planie Start, 499 PLN w planie Biznes i 999 PLN w planie Zespół, a przy rozliczeniu rocznym połowę mniej. Za to pilnuje terminów, wysyła sekwencję przypomnień i wezwań, nalicza odsetki handlowe i rekompensatę oraz zbiera dokumenty w jednej teczce. Nie odbiera prowizji od odzyskanej kwoty.

Porównaj to z liczbą zaległych faktur w Twojej firmie. Przy dwóch fakturach rocznie abonament może się nie opłacać. Przy kilku niezapłaconych fakturach miesięcznie koszt platformy jest niewielki względem czasu księgowej i zamrożonej gotówki. Szczegóły planów znajdziesz w cenniku.

Czego nie widać w cenniku

• Czas pracownika na dzwonienie i pisanie przypomnień, często największy ukryty koszt.
• Odsetki i rekompensata, które masz prawo naliczyć w transakcji handlowej, a o których wiele firm zapomina.
• Koszt zwłoki. Im później pierwsze wezwanie, tym trudniej o zapłatę, a część roszczeń przedawnia się szybciej, niż zakładasz.
• Koszt sporu, gdy dłużnik kwestionuje fakturę, a Ty nie masz kompletu dokumentów.

Jak policzyć, co się opłaca

Zsumuj niezapłacone faktury B2B z ostatnich dwunastu miesięcy i pomnóż przez prowizję oferowaną przez firmę windykacyjną. Porównaj wynik z rocznym abonamentem. Dodaj do tego czas, który pracownik poświęca na windykację. Jeśli sprawy kończą się po polubownym wezwaniu, platforma wychodzi taniej. Jeśli co drugi dłużnik wymaga pozwu, polubowne narzędzie jest tylko pierwszym krokiem, a sprawę przekazujesz dalej już z gotową dokumentacją.

Przykład rachunku dla jednej firmy

Przyjmijmy przykładową firmę usługową, która ma w ciągu roku dwanaście przeterminowanych faktur po 8 000 PLN netto, czyli 96 000 PLN zaległości. To założenie ilustracyjne, nie dane z badań. Gdyby firma windykacyjna pobierała umowną prowizję 15 procent od odzyskanej kwoty, a odzyskano by wszystko, prowizja wyniosłaby 14 400 PLN. Roczny plan Biznes w Zainkasuj to 499 PLN netto miesięcznie przy rozliczeniu miesięcznym, czyli 5 988 PLN rocznie, a po obniżce o połowę przy planie rocznym około 2 994 PLN. Różnica jest wyraźna, ale pamiętaj, że platforma nie prowadzi sprawy za Ciebie ani nie gwarantuje zapłaty. Rachunek zmienia się, gdy większość dłużników nie reaguje na polubowne pisma.

Kiedy sama platforma nie wystarczy

Gdy dłużnik wyraźnie kwestionuje fakturę, nie odpowiada na kolejne wezwania albo ma poważne kłopoty z płynnością, polubowna sekwencja przestaje wystarczać. Wtedy znaczenie mają kompletna dokumentacja, wyliczenie odsetek i decyzja, czy przekazać sprawę partnerowi, czy złożyć pozew. W Zainkasuj sprawa trafia do partnera jako gotowa teczka, więc nie zaczynasz opisu transakcji od zera. Warunki współpracy i prowizja partnera są wtedy ustalane odrębnie dla danej sprawy.

Czy windykacja polubowna jest tańsza niż sądowa

Zwykle tak, bo nie wymaga opłaty od pozwu ani kosztów zastępstwa. Ma też mniejszą wagę dowodową niż wyrok czy nakaz zapłaty, więc nie zastępuje drogi sądowej, gdy dłużnik nie płaci. Dobrze prowadzona windykacja polubowna kończy wiele spraw bez sądu, a pozostałe przekazuje dalej z uporządkowanymi dowodami. Opis etapów znajdziesz w artykule o windykacji polubownej krok po kroku.

Kto płaci za koszty windykacji, wierzyciel czy dłużnik

Wstępnie koszty ponosi wierzyciel. W transakcji handlowej wierzycielowi przysługuje jednak od dłużnika rekompensata za koszty odzyskiwania należności w równowartości 40, 70 albo 100 EUR zależnie od kwoty świadczenia, a także odsetki za opóźnienie. W postępowaniu sądowym sąd może zasądzić zwrot uzasadnionych kosztów od przegrywającego. W praktyce odzyskanie tych kwot zależy od wypłacalności dłużnika, dlatego nie planuj budżetu na założeniu, że wszystko wróci.

Jak obniżyć koszt windykacji u siebie

• Wysyłaj pierwsze przypomnienie w dniu terminu płatności, nie po miesiącu.
• Zapisuj w umowach i zamówieniach termin płatności oraz zasady odsetek.
• Trzymaj dokumenty potwierdzające wykonanie usługi przy każdej fakturze.
• Ogranicz sprzedaż na odroczony termin dla kontrahentów, którzy już zalegają.
• Raz w tygodniu przeglądaj listę faktur po terminie, zamiast reagować na pojedyncze sygnały.

Przed zleceniem sprawdź dłużnika

Zanim wydasz pieniądze na windykację, upewnij się, że dłużnik nie jest w upadłości, bo wtedy wierzytelność zgłasza się w innym trybie. Aktualne zmiany w rejestrach można śledzić w serwisie zawiadomień o upadłościach firm i zmianach w KRS.

Chcesz zobaczyć, ile wynoszą odsetki i rekompensata dla Twojej faktury? Policz roszczenie, a potem sprawdź, jak windykacja faktur transportowych i inne scenariusze wyglądają w platformie.