Wezwanie do zapłaty faktury i naliczanie odsetek handlowych

Najpierw potwierdź podstawę należności

Wezwanie do zapłaty faktury rozpocznij od sprawdzenia dokumentów transakcji. Faktura opisuje rozliczenie, ale w razie sporu istotne są także umowa, zamówienie oraz potwierdzenie dostawy lub wykonania usługi. Ustal, czy świadczenie zostało spełnione, jaki termin płatności obowiązuje i czy uwzględniono wszystkie przelewy oraz korekty. Ta instrukcja dotyczy wyłącznie należności między przedsiębiorcami, a nie zadłużenia konsumentów.

Podaj w piśmie strony transakcji, numer faktury, termin zapłaty i niezapłaconą kwotę główną. Wyznacz termin dobrowolnego rozliczenia i wskaż rachunek. Odsetki oraz rekompensatę przedstaw oddzielnie, tak aby kontrahent mógł odtworzyć obliczenia. W przygotowaniu dokumentu pomoże strona wezwanie do zapłaty.

Jakie odsetki zastosować do faktury B2B

Zasady szczególne określa ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, wcześniej nosząca nazwę ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych. Dla transakcji objętej ustawą wierzyciel, który spełnił świadczenie i nie otrzymał zapłaty w terminie, nabywa przy spełnieniu ustawowych przesłanek prawo do odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych. Ich dochodzenie nie wymaga uprzedniego przypomnienia o zaległości.

Art. 481 Kodeksu cywilnego określa ogólne zasady odsetek za opóźnienie w świadczeniu pieniężnym. Stawki wynikającej z tego przepisu nie należy mylić ze stawką handlową. Nie nalicza się obu kategorii jednocześnie od tej samej kwoty za ten sam okres. Zanim wybierzesz sposób rozliczenia, sprawdź charakter umowy, status stron i ewentualne postanowienia umowne z uwzględnieniem ograniczeń ustawowych.

Jak naliczać odsetki za okres opóźnienia

Co do zasady odsetki nalicza się od dnia następującego po upływie terminu płatności do dnia zapłaty. Najpierw ustal prawidłową datę wymagalności, uwzględniając zasady dotyczące końca terminu przypadającego w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy. Nie licz opóźnienia automatycznie od daty wystawienia faktury. W wezwaniu wskaż datę, na którą sporządzasz kalkulację, i zaznacz, że dalsze odsetki mogą narastać do zapłaty.

• Ustal niespłacony kapitał dla każdego odcinka rozliczenia.
• Sprawdź roczną stawkę właściwą dla rodzaju roszczenia i danego okresu.
• Wyodrębnij okresy, w których zmieniała się stawka albo saldo zadłużenia.
• Oblicz odsetki proporcjonalnie do czasu opóźnienia i zsumuj wyniki.
• Zachowaj zestawienie dat, stawek i kwot jako podstawę żądania.

Nie stosuj aktualnej stawki do całego okresu, jeśli w jego trakcie obowiązywały inne wartości. Stawka odsetek handlowych może także zależeć od szczególnego statusu dłużnika. Dlatego rozliczenie powinno korzystać ze stawek właściwych historycznie, a nie z jednej stałej wartości wpisanej do szablonu pisma.

Częściowa zapłata i zaliczenie wpłaty

Po częściowej płatności trzeba ustalić, na jakie zobowiązanie i składniki została zaliczona. Art. 451 Kodeksu cywilnego reguluje zaliczanie świadczeń, w tym znaczenie wskazania długu przez dłużnika oraz możliwość zaliczenia na związane z nim zaległe należności uboczne. Nie zakładaj bez sprawdzenia, że każdy przelew zmniejsza wyłącznie kapitał. Zaktualizuj saldo i dalsze naliczanie zgodnie z prawidłowym rozliczeniem wpłaty.

Oddzielnie traktuj niezapłacony kapitał i naliczone odsetki. Doliczenie zaległych odsetek do podstawy kolejnych odsetek podlega ograniczeniom art. 482 Kodeksu cywilnego. Samo sporządzenie wezwania nie uprawnia do dowolnej kapitalizacji. Jeżeli strony zawarły ugodę, sprawdź jej treść przed ponowną kalkulacją.

Kiedy uwzględnić rekompensatę

Po nabyciu uprawnienia do odsetek handlowych wierzycielowi przysługuje bez wezwania ustawowa rekompensata za koszty odzyskiwania należności. Jej równowartość wynosi 40 EUR przy wartości świadczenia nieprzekraczającej 5000 PLN, 70 EUR przy wartości wyższej niż 5000 PLN, ale niższej niż 50000 PLN, oraz 100 EUR przy wartości równej lub wyższej niż 50000 PLN. Granice mają znaczenie, ponieważ dokładnie 5000 PLN należy do pierwszego progu, a dokładnie 50000 PLN do trzeciego.

Do przeliczenia na złote stosuje się średni kurs euro ogłoszony przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc wymagalności świadczenia. Rekompensata nie jest opłatą za wysłanie wezwania i nie powstaje od nowa przy każdej wiadomości. Oceń związek faktury z transakcją, a w razie świadczeń częściowych zastosuj przepisy szczególne. Żądanie zwrotu kosztów przekraczających rekompensatę wymaga ich poniesienia w uzasadnionej wysokości.

Co zrobić po wysłaniu wezwania

Zachowaj dokument wraz z dowodami wysyłki i doręczenia. Wyjaśnij zastrzeżenia kontrahenta, a po otrzymaniu zapłaty zakończ przypomnienia dotyczące uregulowanego salda. Wezwanie samo w sobie nie przerywa biegu przedawnienia. Jeśli brak zapłaty się utrzymuje, rozważ indywidualną ocenę sprawy i dalszą drogę dochodzenia roszczenia.

Jedną z możliwości jest elektroniczne postępowanie upominawcze w e sądzie, o ile roszczenie spełnia wymagania tego trybu. W pozwie wskazuje się dowody bez ich załączania. Sąd ocenia podstawy wydania nakazu, a pozwany może wnieść sprzeciw. Skuteczny sprzeciw powoduje utratę mocy nakazu w zaskarżonym zakresie i umorzenie postępowania w tym zakresie. Samo wezwanie ani wniesienie pozwu nie gwarantuje odzyskania należności.

Platforma porządkuje automatyczne przypomnienia, wezwania, naliczanie odsetek i rekompensaty oraz umożliwia przekazanie sprawy partnerowi na warunkach danej usługi. Zobacz jak przebiega obsługa faktury i porównaj plany abonamentowe, aby wybrać zakres odpowiedni dla swojej firmy.